15 gute Gründe für den Einsatz
unserer digitalen Archivlösung

01 Schneller Workflow

Größtmögliche, vollautomatische Belegverarbeitung vom Eingang über die Verarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung.

02 Kosten sparen, Zeit gewinnen

Mehrere zehntausend Euro im Jahr oder eine Zeitersparnis von weit über 60 Prozent sind keine Fiktion mehr. Durchlaufzeiten werden minimiert, die Bearbeitung kann in wenigen Sekunden bereits erfüllt werden.

03 Intelligente Volltextsuche

Es werden Inhalte aus allen eingescannten Belegen über modernste OCR lesbar gemacht sowie E-Mails (inklusive deren Anhänge) ausgelesen. Selbst Word und Excel-Dokumente werden auf lesbare Inhalte untersucht. Alle Informationen, die Sie benötigen, liegen in minimalster Zeit vor.

04 Perfekte Integration in Ihre Unternehmensstruktur

Eine Implementierung von InfoOffice in verschiedenste ERP und Business Produkte ist Bestandteil dieser Software. Ebenfalls ist eine Office-Integration Teil der Lösung. Zum Beispiel hat man bei den Dokumenten gleich nur auf das PDF (nicht wie damals üblich Tif) gesetzt. Bei der Wahl der Datenbank, als Herz der Anwendung, ist die Entscheidung auf MySQL gefallen. Diese Datenbank hat sich über viele Jahrzehnte und über alle Plattformen bewährt. Plattform soll das Stichwort sein: InfoOffice lässt sich auf allen Windows sowie in Teilen auf Linuxplattformen hosten. Die optionale Web-Oberfläche kann auf nahezu allen Browsern angezeigt werden.

05 Automatische Beleg- und Adresserkennung

Eingangsrechnungen und Lieferscheine stehen sofort nach erfolgreichem Import der Übergabedateien in der Auftragsbearbeitung des ERP Systems zur Weiterberechnung und Übergabe in die Finanzbuchhaltung bereit. Das manuelle Erfassen wird erheblich reduziert. Das System erkennt und verarbeitet bis zu 99 Prozent der Adressen und bis zu 85 Prozent aller gescannten Belege fehlerfrei.

06 Automatisierte Prozesse

„Sensitive-Workflows“ reagieren auf Ihre Schlagworte und veranlassen im Hintergrund die dafür vorgesehenen Schritte, auf Wunsch auch automatisiert. Schnell und ohne Umwege ans Ziel. Unsere Multilayer-Workflow Technologie führt Ihre Strategien aus und setzt sie effizient um.

07 Revisionssicheres E-Mail Archiv

Heute werden in E-Mails viele geschäftskritische Informationen übermittelt. Diese gehören dann genauso in die Prozesse des Unternehmens eingebunden wie das althergebrachte Papier. Die Inhalte von E-Mails werden ebenso der intelligenten Volltextsuche zugeführt und machen somit die elektronische Post lesbar und durchsuchbar. Anhänge lassen sich separat archivieren, das erleichtert die Arbeit mit z.B. Rechnungen, die elektronisch versendet wurden. Eine Nachverfolgung von der gesamten Korrespondenz ist ebenfalls zuschaltbar. Ihnen entgeht somit keine Nachricht, egal von welchem Postfach aus geantwortet/geschrieben wurde. Ein InfoOffice AddOn für Outlook / Exchange und Tobit / David steht hier aktuell zur Verfügung.

08 Datenexport

Alle aus den Prozessen gesammelten oder eingegebenen Daten lassen sich über vielfältige Wege wieder ausgeben oder an Drittsysteme übergeben. Ein direkter Export der Daten via CSV, XML oder JSON ist genau so konfigurierbar wie ein direkter Abgleich in eine Datenbank.

09 Volle Zugriffskontrolle

Mit der zentralen und sicheren Dokumentenverwaltung behalten Sie immer die volle Kontrolle. Alle Informationen, Dokumente, E-Mails, CRM, Prozesse, Mappen usw., lassen sich von überall aus einsehen, bearbeiten und leiten.

10 Einfache Implementierung

Die Implementierungs- und Parametrierungsphasen sind auf Grund intelligenter Algorithmen sehr kurz.

11 Übersichtliche Desk-Top-Oberfläche

12 Multimandantenfähig

13 Anbindung an ERP- und FiBu-Systeme

Vielfältige Funktionen wie vollautomatische Belegverarbeitung mit Workflow Management, Wiedervorlagen, Berechtigungsfunktionen und Sicherheitsmechanismen und eine Vielzahl an Schnittstellen zu ERP- und Office-Systemen sind Ihr Garant für eine professionelle Integration in Ihre Unternehmens-Strukturen.

14 Kompatibel mit ZUGFeRD

Einheitliches Format für elektronische Rechnungen.

15 Digitales Heften

Die Zusammenhänge können über Klassen oder Suchketten hergestellt werden, Indizierungen auf Debitoren oder Kreditoren Akten sind selbstredend hinterlegt. Eine Zuordnung in frei definierten Mappen oder Ordnern erleichtert die Ablage. Tackern oder Heften von z.B. Lieferscheinen an die Rechnung sind Bestandteil. Revisionen von Dokumenten werden weitgehend automatisch erstellt. Die Vergabe von freien Merkmalen oder Notizen/Vermerken auf Dokumenten vervollständigen die Ablage.